1．1中小企业面临的机遇与挑战

       面对电子商务大潮和日益激烈的市场竞争环境，中小企业迎来了新的机遇和挑战。强化企业信息基础建设，提高企业经营管理效率是中小企业获得持久竞争力的最佳途径。

1．2中小企业（OA）的历史及现状

      作为提高企业办公管理效率的基础平台，办公自动化系统受到各企业高度重视，他们纷纷构建起适合于自身应用特色的办公自动化系统，从而逐步提高中小企业的工作效率并提升管理质量。现在有一种较普遍的偏见：认为OA仅仅是诸如公文流转、收发文管理、档案管理、会议安排、文献检索、电子表格、电子邮件等等这些非结构化数据的处理和交换过程，面向的用户群也只是机关办公室或企业的职能部门、文秘部门。其实，今天看来，OA应有更丰富的内容和层面，更广泛的用户群。办公自动化发展到现在已经是第三代了。

        第一代办公自动化是以数据为处理中心的传统MIS系统。它的最大特点是，应用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力。其贡献在于把IT技术引入办公领域，提高了文件管理水平。但是，这种方式缺乏如收发文等群组协作工作过程的处理能力，因而其“自动化”程度是有限的。
　　第二代是以工作流为中心的办公自动化系统。伴随网络技术的发展，软件技术也发生了巨大的变化。办公自动化已实现了以工作流为中心。这种方式彻底改变了早期办公自动化的不足之处，以E-mail、文档数据库管理、复制、目录服务、群组协同工作等技术作支撑。以工作流为中心的第二代办公自动化系统包含众多实用功能和模块，实现了对人、事、文档、会议的自动化管理。
　　与第一代办公自动化相比，第二代系统有三个显著特点：以网络为基础，以工作流自动化为主要的技术手段，缺少对知识管理的能力。第三代办公自动化系统建立在企业Internet平台之上，旨在帮助企业实现动态的内容和知识管理，使企业每一位员工能够在协作中不断获得学习的机会。
　　事实上，现在的办公已不再是简单的文件处理，也不再是单纯的行政事务了，其任务是要提高整个企业的运作效率，进而提高企业的核心竞争力。知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题。知识管理是一个系统工程，目标是帮助企业发现潜在知识，定位拥有专门知识的人，从而传递知识，有效利用知识。
　　第三代中小企业OA系统的核心是知识。与第二代相比，第三代OA不仅模拟和实现了工作流的自动化，更模拟和实现了工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。第三代OA系统具有几个突出的特点：实时通信，员工与专家可以网上实时交流，信息广泛集成的内容编目，知识门户的构造。实际上，无论实时交流、信息集成还是门户建设都是知识管理的要素。因此，第三代办公自动化系统的核心是知识，实现的基础是知识管理技术。

3．建立基于知识管理的中小企业（OA）的需要

      传统的办公方式极大地束缚了人的创造力和想象力，埋没了人的智慧和潜能，使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作，手工处理的延时和差错，正是现代化管理中应该去除的弊端。用先进的、现代化的工具代替手工作业，无疑是生产力发展的方向。OA对传统办公方式的变革，正是适应了人们的普遍需求，也顺应了技术发展的潮流，自然成为业界追求的目标。  然而传统的OA系统以政府办公模式为背景，系统功能以收文、发文、档案管理为中心展开，功能比较单一，与其他计算机应用系统几乎没有关联，不太适合企业应用。随着企业信息化程度的提高，企业的计算机应用系统不断增加，这种OA系统越来越不能满足需要。当前，广大企业最需要的是一种面向企业的业务流程、能连接相关的应用系统、并且能提供跨应用系统服务的工作流应用系统，希望通过这种办公自动化系统来提高企业的运营效率和管理效率，规范企业的业务处理流程。
另一方面，在企业的经营过程中，知识往往仅存在于相关人员的头脑中，长期以来，一直难以与他人共享，难以凝聚为整个企业的知识资源。我们的工作，就是要借助于信息技术的支持，发现、记录和保存人们在工作中不断形成和积累的知识(也包括经验)，将其转化为企业的知识资源，并且加以组织、利用，从而为企业创造财富，这就是“知识管理”。面向企业的办公自动化系统，应该具备知识管理的基本功能。
      通过营造高效率的协作办公环境，建立与企业业务流程紧密结合的工作流应用系统，实现切实可行的知识管理，并在此基础上拓展和深化企业信息系统(MIS、ERP)的功效，必定能使企业在新的市场经济环境下有效地提高自身的快速响应能力和创新能力，从而保持其竞争优势和可持续发展的能力。这就是基于知识管理的新一代办公自动化系统所需要解决的问题。